Jak nechat výběrové řízení opravdu vybrat

Výběrová řízení na dodavatele osvětlení často probíhají tak, že zákazníci ukážou uchazečům předem zpracovaný projekt a zeptají se jich, kolik za něj u nich zaplatí. Těžko hledat lepší způsob jak se minout se skutečně vhodným řešením.

Projektant předepíše počty, příkon a technické provedení svítidel. Vytvoří elektroinstalační plán, vymyslí vedení rozvodů, navrhne rozvaděče atd. Investor projekt použije k vyčíslení předpokládané hodnoty zakázky a přiloží jej k žádosti o dotaci z programu OP PIK. Pak se projekt s položkovým rozpočtem stane podkladem pro zadání výběrového řízení. Všechno podle regulí – a v neprospěch zadavatele.

Výběr bez výběru

Každá úloha má víc dobrých řešení, mezi nimi jedno nejlepší. Náš zadavatel si ale vybírá z řešení jediného. Možná se mu to zdá jednodušší: vždyť nabídky budou snadno srovnatelné.

Takový postup je ale problematický hned ze dvou důvodů. Za prvé, zadavatel nemá jistotu, že lpí na nejlepším ze všech možných nápadů. Za druhé, doba mezi podáním předběžné žádosti o dotaci a vyhlášením tendru je poměrně dlouhá, a navržené řešení může snadno zastarat.

Společnost doublepower působí na trhu průmyslového osvětlení devět let. Přesto si netroufáme tvrdit, že známe všechna svítidla a řešení. Obáváme se, že podobně je na tom každý projektant.

Ani v nejmenším nepopíráme jeho úlohu. Naopak, role projektanta v přípravě projektů rekonstrukcí osvětlení byla sotvakdy důležitější. Její význam ale nespočívá v přípravě konkrétního řešení.

Jak jinak na OP PIK

K prostředkům z OP PIK naštěstí nevede jen jedna cesta. Podívejme se na jednu zajímavou alternativu.

Rekonstrukce osvětlení bez stavebních prací je klasifikována jako dodávka (dodávka zboží a jeho instalace). V případě dodávky pravidla OP PIK umožňují předložit žádost a uspořádat výběrové řízení bez konkrétního projektu.

V předběžné žádosti stačí odhadnout předpokládaný objem investice a příslušný podíl dotace, přičemž podmínku lze splnit předložením pouhého vzorového ocenění.

Vzorové ocenění může zpracovat projektant nebo potenciální dodavatel (ten by už ale neměl být zván do oficiálního výběrového řízení). Ocenění obsahuje pouze celkové částky na projekční práce, dodávku svítidel, elektromontážní práce a materiál a výchozí dokumentaci.

Tím je povinnosti doložit, jak žadatel došel k ceně dodávky, učiněno zadost.

Připravte rozumné výběrové řízení

Pokud je předběžná žádost na OP PIK schválena, přichází čas zpracování zadávací dokumentace pro výběrové řízení. A velká chvíle projektanta: zadáním může ovlivnit, aby vítěz tendru dodal nejlepší mix kvality, pořizovací ceny a následných provozních nákladů.

Velmi vhodným komparativem pro posouzení nabídek jsou slepé výkresy prostorů pro zpracování světelně-technických výpočtů. V nich projektant určí výšky a limitace zavěšení (vazníky, vzduchotechnika), požadavky na úroveň osvětlení a prevenci oslnění. Určí odrazivost povrchů a základní parametry prostor pro výpočet činitele údržby tak, aby osvětlení vyhovělo parametrům po celou dobu své životnosti. Podklady lze s výhodou zpracovat v některé z aplikací pro světelné výpočty (např. Dialux).

Dokument by měl také popsat podmínky pro vedení kabeláže, počty a rozmístění rozvaděčů, požadavky na (automatické) ovládání a ovládací místa apod. Společně se zadavatelem by měl projektant stanovit i technické požadavky na samotná svítidla a provedení elektroinstalace. Náročný průmyslový provoz například nesvědčí plastovým svítidlům, a je proto lepší se jim vyhnout. Budou-li svítidla vystavená prašnosti či jiným negativním vlivům, je dobré uvést požadavky na třídu ochrany krytu, na chlazení LED zdrojů a napáječů, atd. Jistě se budete zajímat i o životnost svítidel, ztrátu světelného toku v čase nebo záruční podmínky.

To všechno by se mělo v zadávací dokumentaci objevit.

A pak skutečně vybírejte

Připravíte-li svůj tendr zhruba tak, jak jsme výše popsali, budete při hodnocení na koni. Co získáte?

Za prvé se uchazeči budou muset víc snažit. Odhalíte, zda a jak dobře umí navrhnout světelnou soustavu s vámi určenými limitacemi a požadavky. Poznáte, s jakými odborníky jdete do dlouholeté spolupráce.

Za druhé a hlavně, ceny budou zajímavější. Pokud některý z uchazečů přišel na způsob jak váš prostor nasvítit s nižším příkonem, nebude možná potřebovat tolik jisticích prvků v rozvaděči nebo nadbytečnou kabeláž. Nápad je váš a zisk z něj také.

Výběrovému řízení jste vrátili jeho základní smysl. Zodpovědně jste si vybrali nejvhodnější řešení.

Poznámka na závěr

Možná vás napadlo, že popsaný průběh tendru neúnosně zatíží vaše zaměstnance. Praxe ale ukazuje, že zátěž je stejná, ne-li nižší než v případě tendru s jediným projektem. A i kdyby se poměr mírně obrátil – mnohaletý přínos lepšího řešení krátkodobou zátěž vašich pracovníků bohatě vynahradí.

———
V článku vycházíme z metodiky OP PIK, ze semináře CzechInvest “Výběr dodavatele v OP PIK dle ZVZ” a z dlouholeté zkušenosti společnosti doublepower!! s výběrovými řízeními na rekonstrukce průmyslového osvětlení.